1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, con NIT 830010580-4; domiciliada en Bogotá en la localidad de Fontibón en la Avenida el Dorado # 97 – 51 Oficina 105, en cumplimiento con la normatividad legal vigente ha desarrollado la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Así, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, designa al área de Sistemas de Gestión, como encargada de recibir y brindar la atención necesaria a las peticiones, consultas y reclamos que presente el titular de los datos.
Igualmente, dicha dependencia se encargará de las modificaciones que el titular de los datos desee realizar sobre los mismos, incluyendo la actualización, rectificación y revocación de la Autorización para el manejo de los mismos.
En caso de requerir asistencia por parte del área mencionada, el titular de los datos puede comunicarse con la misma mediante el correo electrónico heriberto.gonzalez@cevalogistics.com, y el teléfono 571-7455117.

2. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, tiene aplicación a los datos personales que se encuentren registrados o depositados en cualquier Base de datos que los haga susceptible de Tratamiento.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, utilizará este Manual para el Tratamiento de Datos Personales para fijar los principios y bases fundamentales sobre las cuales se llevará a cabo el Tratamiento de datos personales que realice en el desarrollo de su objeto social.
De acuerdo con lo anterior, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, ha elaborado la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, donde se establece, entre otros, el derecho de todas las personas a la intimidad personal y familiar, así como el derecho a conocer, actualizar y a rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y de conocer las fuentes de información empleadas para su recolección, así como el Tratamiento y uso establecido.
Para tal efecto AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 debe asegurarse que cuando una persona suministra información para ser incorporada en las bases de datos o archivos de la Empresa, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga uso adecuado de la misma.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, como parte de CEVA Logistics, también se permite alinear su política de protección y tratamiento de datos personales con los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD o GDPR en inglés).

3. ALCANCE

Será objeto de protección, la información o los datos de aquellas personas naturales o jurídicas que, en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo laborales y comerciales, permanentes u ocasionales, que hayan sido suministrados a AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de los mismos.
La presente Política está destinada a aplicarse al Tratamiento de datos personales que no se encuentren excluidos de modo expreso por la Ley.
Para el Tratamiento de datos personales, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 tendrá en cuenta las siguientes definiciones:

4. DEFINICIONES

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Políticas de Tratamiento y Protección de Datos que le será aplicable, la forma de acceder a la mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos suministrados.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para llevar a cabo el Tratamiento de los mismos.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento y protección.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, nombres, apellidos, documento de identificación, edad, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
• Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Fuente de la información: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce los datos personales de los Titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de Autorización legal o del Titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregara al usuario final
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD – GDPR): Reglamento por el que el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea tienen la intención de reforzar y unificar la protección de datos para todos los individuos dentro de la Unión Europea (UE). También se ocupa de la exportación de datos personales fuera de la UE.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas a seguir en el Tratamiento de datos personales.
• Derechos Individuales: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 debe permitir que las personas ejerzan sus derechos en relación con sus datos personales, incluidos sus derechos de acceso, borrado, rectificación, portabilidad y oposición.

• Acceso y Circulación restringida: La información recolectada por parte de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, salvo aquella información de carácter público, no podrá estar disponible en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, solo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 será de medio y no de resultado.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros únicamente guardarán datos personales el tiempo necesario para el propósito para el que se recogieron, o para un propósito permitido adicional.

• Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de estos. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el Tratamiento de los datos personales.

• Finalidad: el Tratamiento de datos, estará subordinado y atenderá una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo Titular de los datos.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros, únicamente recogerán datos personales para un propósito específico, explícito y legítimo. Cualquier tratamiento posterior deberá ser compatible con dicho propósito, a menos que AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 haya obtenido el consentimiento de la persona o el tratamiento esté permitido.
• Minimización de datos: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros únicamente procesarán datos personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea necesario para el propósito para el que se han recogido.

• Tratamiento Legal: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 garantiza que el Tratamiento de datos personales, se hará de acuerdo las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el Tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros tratarán únicamente datos personales, incluidos datos personales sensibles, de forma legal y cuando se tenga una base válida para el tratamiento.

• Libertad: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 garantiza que el Tratamiento de datos personales, se hará de acuerdo con la naturaleza de los mismos y solo podrá llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial, que releve el consentimiento de autodeterminación informativa de los Titulares que suministren datos de carácter personal.

• Seguridad: los datos personales e información sujeta a Tratamiento por parte de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos, tecnológicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas apropiadas de protección y la implementación de protocolos, procedimientos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta y en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 utilizará medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales, incluidas aquellas en las que los terceros estén tratando datos personales en nombre de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2.

• Custodia: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 tendrá políticas y prácticas establecidas para el manejo seguro de los datos personales que procesa en nombre de sus clientes.

• Equidad y Transparencia: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 garantiza a los Titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratadas.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros, tratarán datos personales de forma justa y facilitarán a las personas información sobre cómo y por qué se tratan los datos personales.

• Veracidad o Calidad: la información sujeta al Tratamiento de datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, por tanto, se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros tomarán medidas razonables para asegurarse de que los datos personales sean exactos, completos, y para que se mantengan actualizados.

• Responsabilidad: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y sus terceros, tomarán las medidas para cumplir y demostrar este cumplimiento frente a los principios de protección de datos.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

6.1 Datos Públicos

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 advierte que, trata sin previa Autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios para el Tratamiento de datos personales.

6.2 Datos sensibles

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 restringirá el Tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su Tratamiento.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha Autorización.

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la Autorización.

c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el Dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 cumple con las siguientes obligaciones:
a. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

b. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la Autorización para la recolección de cualquier tipo de Dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c. No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así mismo AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 se acoge a la legislación vigente según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.

b. Cuando por Ley no sea requerido la presentación de dicha Autorización.

c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.

d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.

e. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

f. El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

6.3 Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la Autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

c) Todo responsable y encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1074 de 2015.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún Tratamiento de sus datos.

7. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

7.1 Bases de datos de Empleados

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta Base de datos, se incorporan tanta información privada, pública, datos sensibles y de menores.
El Tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá Autorización previa del Titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 dará Tratamiento a los datos sensibles o de menores sin Autorización previa.

7.2 Bases de datos de Contratistas y Proveedores

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento, o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta Base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales y/o comerciales. El Tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de Autorización previa del Titular.

7.3 Bases de datos de Clientes

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial con AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, cuyo Tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales y/o comerciales estipuladas por AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, para la prestación de servicios por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.

8. DERECHOS Y DEBERES

8.1 Derechos de los Titulares

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 en su condición de responsable del Tratamiento de los mismos, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular, sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.

b. Solicitar prueba de la existencia de la Autorización otorgada a AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la Autorización.

c. Recibir información por parte de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y los demás documentos que la modifiquen o complementen.

e. Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 también reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales de acuerdo con el GDPR:
A. Derecho a ser informado: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 exigirá revelar a las personas qué datos se recogen, cómo se van a utilizar, por cuánto tiempo se guardarán, y si serán compartidos con terceros.
B. Derecho de Acceso: Los titulares, pueden presentar peticiones de acceso, que obligan a AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 a facilitar una copia de cualquier dato personal que se pueda conservar referido a la persona interesada. Se dará respuesta a más tardar en 30 días.
C. Derecho al borrado: Los titulares pueden solicitar que AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 borre sus datos cuando los datos ya no son necesarios, los datos han sido procesados ilegalmente o cuando los datos ya no cumplen con la base legal con la que fueron recolectados. También aplica cuando la persona retira el consentimiento o autorización.
D. Derecho a restringir el tratamiento: Las personas pueden solicitar que AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 limite el modo en el que utiliza sus datos personales.
E. Derecho a la portabilidad: Las personas tienen permitido obtener y reutilizar sus datos personales para sus propios propósitos en distintos servicios.
F. Derecho a oponerse: Los titulares de los datos pueden oponerse al tratamiento de datos personales que se recojan sobre la base de intereses legítimos o la realización de una tarea en el ejercicio de una autoridad oficial. Si AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 no puede demostrar un fundamento legítimo convincente para el tratamiento de los datos, deberá dejar de tratar la información

8.2 Deberes de AGENCIA DE ADUANAS

ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 con relación al Tratamiento de los datos personales
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos.
Así mismo, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en dicha Ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular;

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada;

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p. Informar a las autoridades supervisoras máximo 72 horas después de que se presente un incidente relacionado con la protección y el tratamiento de datos de la UE.

8.3 Deber de secreto y confidencialidad

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del Tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales y comerciales con AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.
AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento.
Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:
a) Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.

b) Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.

c) Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.

d) Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.

e) Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.

f) Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.

g) Restricción interna de acceso a las bases de datos sólo al personal autorizado.

9. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

9.1 Generalidades sobre la Autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 solicitará previamente la Autorización para el Tratamiento de los mismos por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha Autorización puede ser parte de un documento más amplio, como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, Acuerdo, correo electrónico, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del Tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 informará al Titular de los datos lo siguiente:
a. El Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b. Los derechos que le asisten como Titular.
c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

9.2 Medio y manifestaciones para otorgar la Autorización

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de datos. La Autorización será generada por AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus datos personales.

9.3 Prueba de la Autorización

AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9.4 Video vigilancia

Con fines de seguridad y cumplimiento de sus obligaciones, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones u oficinas. Mediante la fijación de avisos en los lugares anteriormente descritos, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 informa a sus empleados y a terceros que se encuentran en una zona de video vigilancia.
El procedimiento para acceder a las imágenes obtenidas mediante el sistema de video vigilancia de AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2, es el siguiente:
• El titular de los datos personales deberá presentar una solicitud al correo electrónico julian.poveda@cargex.com.co, informando la fecha, hora, lugar, y demás datos que faciliten la ubicación de la imagen que se quiere obtener.
• Una vez AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 obtenga la imagen o imágenes solicitadas, procederá a enviarlas vía correo electrónico al titular.
• En caso de incluir dentro de la solicitud la supresión de la imagen o imágenes, AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 procederá a eliminar las mismas del sistema de video vigilancia.

9.5 Casos en que no se requiere la Autorización

La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

10. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

10.1 Marco Legal

La presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas y documentos:
• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley 1273 de 2009
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010.
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 886 de 2014
• Decreto Único 1074 de 2015
• Sentencias de la Corte Constitucional C–1011 de 2008, y C-748 del 2011
• Avisos de privacidad
• Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR)

10.2 Información de Contacto

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política, comuníquese con AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:
PBX: 571-7455117
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: heriberto.gonzalez@cevalogistics.com

10.3 Vigencia

Actualizaciones de la política: AGENCIA DE ADUANAS ADUANAMOS S.A. NIVEL 2 podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de la Política como parte de su esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En caso de que esto ocurra se publicará el nuevo documento.